2025. július 1-től változtak a számlázás szabályai a vállalkozások számára. A változás kiterjed a közüzemi számlákra is, a villamosenergia- és gázszolgáltatók a megadott dátumtól kezdve kizárólag elektronikus számlákat állítanak ki a vállalkozások számára. A meghosszabbított határidő után most a cégeknek be kell fogadniuk az elektronikus számlákat és archiválniuk kell azokat.
Közüzemi számlák a vállalkozások esetében
Olvasói kérdés érkezett hozzánk arra vonatkozóan, hogy csak a közüzemi vagy a kiadási e-számlákat is archiválni kell-e. Fontos tudnunk, hogy a közüzemi számlákat is csak akkor szükséges archiválnunk, ha vállalkozásként fizetjük a közüzemi számlákat, nem pedig magánszemélyként.
A archiválás szabálya minden más, a vállalkozás nevére kiállított számlára is vonatkozik (pl. tanfolyam részvételi díjak, anyagrendelés stb.), de csak az elektronikus számlákra, vagyis e-számlákra, nem a papír alapon elkészített számlákra. Elengedhetetlen, hogy ismerjük a különbséget a papíralapú- és az e-számla között. A pdf formátumban küldött vagy nyomtatott dokumentum papíralapú számla. A szamlazz.hu rendszerében papír alapú számlaként elkészített majd pdf-ben továbbított számlákra sem vonatkozik a szabályozás, hiszen azok nem elektronikus számlák. Sokan gondolhatják, hogy csupán az elektronikus levél miatt e-számláról beszélünk, ez azonban nem így van.
E-számla: honnan ismered fel?
Ha számlát kapsz, van néhány elengedhetetlen lépés, amit ellenőrizz annak érdekében, hogy tudd, mit kell tenned vele. A szempontok iránymutatásként szolgálnak arra az esetre is, ha te készítenél számlát:
- Ellenőrizd, hogy valóban a partneredtől szárazik-e a számla – ha ismeretlen e-mail címről vagy formátumról van szó, érdemes utánakérdezni a partnernél is.
- Fel van-e tüntetve a számla típusa - a számlán vagy a hozzá tartozó levélben általában feltüntetik, hogy számláról vagy e-számláról van szó
- Olvasható a számla – ez fontos beérkezett és kibocsátott számláknál is.
- A tartalma ne legyen módosítható – se általad, se a partnered által.
Az e-számlákat meg kell őrizni, ez azonban csak elektronikus formában szabályos. Ki lehet nyomtatni őket feldolgozás céljából, a hiteles megőrzés csak elektronikusan történhet. A megfelelő fájlformátum mellett fontos a biztonságos tárolás, de igénybe vehetünk archiválási szolgáltatást is.
A legfontosabb tudnivaló tehát: a kötelező e-számla archiválás CSAK azokra a vállalkozásokra vonatkozik, akik vállalkozásként fizetik a közüzemi számlákat, lakossági ügyfeleket nem érint. Emellett CSAK az e-számlákat érinti a szabályozás, a papíralapú számlákat nem, akkor sem ha azokat elektronikus úton készítettük és küldtük ki.
A témáról bővebben is olvashatsz és egy összefoglaló videót is találsz IDE KATTINTVA!
További cikkekért böngéssz az oldalon! :)